BAB I

 

Definisi sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.

Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.

 

SISTEM AKUNTANSI

Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kegiatan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditor, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.

Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur sistem akuntansi pokok adalah: formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu serta laporan-laporan.

Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas.

Jurnal

Jurnal merupakan pencatatan akuntansi permanen pertama yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Catatan yang dilakukan di dalam jumal biasanya lengkap dengan penjelasan, tanggal dan informasi lain, karena akan digunakan untuk mengusut kembali ke dokumen sumbemya (formulir).

Buku Besar

Buku besar (general ledger) merupakan kumpulan rekening-rekening neraca dan rugi laba yang digunakan untuk menyortir dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal.

Buku Pembantu

Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.   

Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.

 PERBEDAAN PENGERTIAN SISTEM DAN PROSEDUR

Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. 

Prosedur terdiri dari kegiatan klerikal berikut ini:

a. Menulis data mengenai tanggal, kode barang, jenis, kuantitas, harga satuan, harga total, nama pramuniaga.

b. Menggandakan faktur penjualan tunai dengan cara mengisi formulir tersebut lebih dari satu lembar.

c. Menghitung perkalian harga satuan dengan kuantitas serta jumlah harga yang harus dibayar oleh pembeli.

d. Memberi kode dengan cara mencantumkan kode buku pada faktur penjualan tunai.

KOMPONEN UTAMA SISTEM INFORMASI

Sistem informasi dapat terdii dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block) dan teknologi (technology block), blok dasar (database block) dan blok kendali (control block).

1.   Blok masukan (input block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Inpu disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang dimasukkan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2.   Blok model (model block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prsedur, logika dan modelmatematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dasar data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.   Blok keluaran (output block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4.   Blok teknologi (technology block)

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box) dari pekerjaan sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 2 bagian utama, yaitu: perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware)

5.   Blok basis data (database block)

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyedian nformasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemiian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efensiensi kapasistas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System).

6.   Blok kendali (control block)

Agar sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan uang diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalian didalamnya. Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api , temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendari perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 

SISTEM AKUNTANSI DALAM PERUSAHAAN MANUFAKTUR

Kegiatan pokok perusahaan manufaktur terdiri dari desain dan pengembangan produk,  pengelolaan bahan baku menjadi produk jadi, dan penjualan produk jadi kepada pembeli. Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan, umumnya dirancang sistem informasi yang terdiri dari:

-         Sistem akuntansi pokok

Unsur Sistem Akuntansi Pokok

Dokumen sumber adalah dokumen yang datanya dipakai sebagai sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansi (jurnal dan buku pembantu). Dokumen pendukung adalah dokumen yang menguatkan data yang dicantumkan di dalam dokumen sumber. Kedua dokumen tersebut menjadi dasar pencatatan dalam catatan akuntansi merupakan kluaran berbagai sistem berikut: sistem akuntansi piutang, sistem akuntansi utang, sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi penggajian, sistem akuntansi kas, sistem akuntansi persediaan dan sistem akuntansi aktiva tetap.

-        Sistem akuntansi piutang

Sistem akuntansi piutang dirancang untuk mencatatat transaksi terjadinya piutang dan berkurangnya piutang.

-        Sistem akuntansi utang

Sistem akuntansi utang dirancang untuk mencatatat transaksi terjadinya utang dan berkurangnya utang.

-        Sistem akuntansi penggajian dan upah

Sistem ini dirancang untuk perhitungan gaji dan upah karyawan serta pembayarannya.

-        Sistem akuntansi biaya

Sistem ini dirancang untuk menangani pengendalian produksi dan pengendalian biaya.

-        Sistem akuntansi kas

Sistem ini dirancang untuk menangani transaksi penerimaan dan pengeluaran kas.

-        Sistem akuntansi persediaan

Sistem ini dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi persediaan yang disimpan di gudang.

-        Sistem akuntansi aktiva tetap

Sistem ini dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi aktiva tetap.

Kerangka Sistem Akuntansi

 

TUJUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut:

a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru,

b. Untuk memperbaiki informasi yang diberikan oleh sistem yang sudah ada,

c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern,

d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

TIPE PENUGASAN PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

Penugasan pengembangan sistem akuntansi dapat berbentuk seperti berikut:

a. Pengembangan suatu sistem akuntansi baru yang lengkap,

b. Perluasan sistem akuntansi yang sekarang dipakai untuk mencangkup kegiatan bisnis yang baru

c. Perbaikan berbagai tahap sistem dan prosedur yang sekarang digunakan.

Pengembangan sistem akuntansi baru yang lengkap mencangkup pengembangan berbagai sistem berikut ini:

a. Sistem akuntansi pokok,

b. Sistem akuntansi piutang, sistem akuntansi utang, sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, 

    sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi kas, sistem akuntansi persediaan, sistem akuntansi aktiva 

    tetap.

SISTEM AKUNTANSI UNTUK MELAKSANAKAN BISNIS

-        Concelled Chesk

Merupakan cek yang telah diterima kembali oleh pembuat cek melalui sistem perbankan, setelah cek tersebut digunakan sebagai alat pembayaran.

-        COD Shale

Dalam sistem penjualan ini, penjual mengirimkan katalog kepada calon pembeli untuk memilih barang yang diperlukan lalu memesannya dengan mengirimkan formulir pesanan yang disedikan oleh penjual melalui kantor pos.

-        Unattended Gasoline Station

Adalah tempat penjualan BBM yang tidak dijaga oleh orang.

-        Credit Card Business

Bisnis kartu kredit pada dasarnya merupakan bisnis yang menjual jasa penagihan kepada perusahaan-perusahaan penjualan barang dan jasa melalui sistem penagihan.

HUBUNGAN SISTEM AKUNTANSI DENGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem akuntansi merupakan salah satu subsistem dalam sistem informasi manajemen yang mengelola data keuangan untuk memenuhi kebutuhan pemakai intern maupun ekstern.

BAB II 

METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

Metodologi pengembangan system adalah langkah-langkah yang dilalu oleh analis system dalam mengembangkan system informasi . Pengembangan system akuntansi dilaksanakan melalui tiga tahap utama berikut ini :
1. Analisis system ( system analysis )
2.Desain system ( system desain )
3.Implementasi system ( system implementation )

I. Analisis Sistem

Dalam tahap ini, analis sistem membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Kegagalan analis sitem dalam mengidentifikasi jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai akan mengakibatkan desain sistem yang tidak bermanfaat. Oleh karena itu, tahap analisis sistem merupakan tahap yang paling menentukan dalam keseluruhan tahap pengembangan sistem informasi. Analisis sistem dapat dibagi menjadi 4 tahap, yaitu:

1. Analisis pendahuluan
2. Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem
3. Pelaksanaan analisis sistem
4. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem

Analisis Pendahuluan

Umumnya pengembangan sistem akuntansi dalam perusahaan didahului dengan diterimanya permintaan jasa pengembangan sistem informasi dari pemakai informasi pada analis sistem. Permintaan jasa tersebut dituangkan dalam surat permintaan jasa pengembangan sistem informasi dan berisi penjelasan ringkas tentang luas pekerjaan, hasil yang diinginkan, jangka waktu penyelesaian pekerjaan.

Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem

Pelaksanaan analisis sistem direncanakan oleh analisis sistem dalam suatu dokumen tertulis yang disebut "Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem". Dalam dokumen tersebut menjelaskan tentang:

1. Alasan ringkas dan jelas yang mendasari dilakukannya pengembangan sisem akuntansi
2. Pernyataan khusus tentang persyaratan kinerja yang diharapkan dari sistem akuntansi yang diusulkan
3. Batasan luas analisis sistem yang akan dilakukan
4. Identifikasi informasi yang kemungkinan harus dikumpulkan oleh analisis sistem
5. Identifikasi sumber-sumber potensial yang dapat menyediakan informasi
6. Daftar peristiwa besar atau titik-titik pengecekan yang digunakan untuk mengecek perkembangan analisis sistem

Pelaksanaan Analisis Sistem

Berikut ini langkah yang dilakukan oleh analis sistem dalam melaksanakan analisis sistem:

1. Analisis laporan yang dihasilkan dihasilkan oleh sistem sekarang
2. Menganalisis transaksi

untuk setiap transaksi yang dilaksanakan perusahaan, analis sistem mengumpulkan informasi tentang:

• unit organisasi yang terkait dalam transaksi
• formulir yang digunakan
• sistem otorisasi dalam pelaksanaan tersebut
• catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi
• prosedur pelaksanaan transaksi

dalam mempelajari formulir yan digunakan, analis sistem mengumpulkan informasi mengenai:

• siapa yang mengisi formulir?
• siapa yang mengecek, memverifikasi atau mengesahkan formulir tersebut?
• setelah formulir tersebut selesai diproses, diserahkan ke departemen mana, dan siapa yang menerima penyerahan formulir tersebut?

• buku jurnal apa yang terpengaruh oleh informasi yang tercantum didalam formulir tersebut?
• buku besar pembantu apa yang terpengaruh oleh formulir tersebut?
• ekuipmen mekanik apa yang digunakan untuk mengolah formulir tersebut?
• pengecekan intern apa yang diciptakan dari penggunaan formulir tersebut?

Mempelajari Catatan Pertama

Analis sistem mempelajari jurnal yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menemukan kelemahan yang melekat padanya dan mempertimbangkan kemungkinan perancangan kembali jurnal yang sekarang digunakan, atau perancangan jurnal-jurnal baru.

Mempelajari Catatan Terakhir

Analis sistem mempelajari buku besar dan buku pembantu yang digunakan perusahaan dengan tujuan untuk menemukan kelemahan yang melekat padanya dan mempertimbangkan kemungkinan perancangan kembali buku besar dan buku pembantu yang sekarang digunakan, atau perancangan buku pembantu yang baru.

Sumber Informasi dalam Analisis Sistem

Dalam analisis sistem sumber informasi untuk pengembangan sistem akuntansi adalah

1. sistem akuntansi yang sekarang digunakan
2. sumber intern yang lain
3. sumber-sumber luar

Manfaat utama dilakukannya analisis terhadap sistem akuntansi lama adalah:

1. efektivitas sistem akuntansi yang sekarang digunakan
2. ide rancangan
3. identifikasi sumber daya
4. pengetahuan konversi
5. titik awal yang sama dalam menuju ke perubahan baru

Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem

Pengumpulan informasi dilaksanakan analis sistem dengan cara sebagai berikut:

1.       wawancara

2.       kuesioner

3.       metode analisis kelompok

4.       pengamatan

5.       pengambilan sampel dan pengumpulan dokumen

Metode analisis kelompok digunakan jika:

1.       sistem yang dianalisis berdampak kepada beberapa kelompok pemakai informasi yang mempunyai kegiatan yang berbeda dan berbagai kepentingan yang berbeda.

2.       sistem yang dianalisis akan mengubah hubungan yang sudah terbina antar manusia, antar mesin, dan antar metode

3.       sistem yang dianalisis akan melayani fungsi bisnis yang baru yang sebelumnya perusahaan tidak memiliki pengalaman menjalankan fungsi tersebut.

Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem

Laporan ini berisi temuan-temuan yang diperoleh analis sistem dalam analisis sistem. Isi Laporan Hasil Analisis Sistem meliputi:

1.       pernyataan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem

2.       daftar masalah besar yang ditemukan oleh analisis sistem

3.       suatu pernyataan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi

4.       suatu pernyataan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis sistem selama melakukan analisis sistem

5.       suatu proyeksi sumber daya yang diperlukan beserta biaya yang dibutuhkan dalam perancangan sistem akuntansi yang baru

6.       rekomendasi yang besangkutan dengan sistem yang diusulkan atau persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang diusulkan tersebut

II. Desain SIstem

Desain adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Tahap desain sistem ini dibagi menjadi lima taham:

1.       Desain Sistem Secara Garis Besar

Berdasarkan informasi yang diperoleh dalam tahap analisis sistem, analis sistem kemudian menawarkan berbagai alternatif desain secara garis besar sistem informasi untuk menghasilkan informasi yang diperlukan oleh pemakai. Berbagai alternatif desain sistem tersebut meliputi keluaran, masukan, model, teknologi, basis data dan pengendalian

2.       Penyusunan Usulan Desain Sistem Secara Garis Besar

Usulan ini berisi tentang:

·    pernyataan kembali alasan dilakukannya pekerjaan pengembangan sistem informasi

·    berbagai alternatif sistem informasi yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi. Penyajian lebih dari satu alternatif desain dimaksudkan untuk:

-      memungkinkan pemakai informasi melakukan pilihan di antara alternatif desain yang disajikan

-      menunjukkan kepada pemakai informasi bahwa setiap alternatif desain sistem memiliki dampak signifikan yang berbeda terhadap organisasi

·    sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasikan dan mempertahankan masing-masing alternatif desain sistem

·    asumsi-asumsi krisis untuk masalah-masalah yang belum terpecahkan yang mungkin berdampak terhadap desain final sistem informasi.

3.       Evaluasi sistem

Dalam tahap evaluasi sistem analis sistem menentukan persyaratan yang harus dipenuhi oleh blok teknologi dalam menjalankan sistem informasi yang dirancang dan memilih penjual teknologi yang memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang dituntut oleh sistem informasi.

4.       Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar

Laporan ini disusun berdasarkan hasil diskusi antar pemakai informasi dengan analis sistem dalam penyajian usulan desain secara garis besar dan evaluasi sistem

5.       Desain Sistem Secara Rinci

Dalam tahap ini, analis sistem melakukan desain rinci masing-masing blok sistem informasi menjadi sistem informasi yang mampu memenuhi kebutuhan informasi para pemakai

6.       Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci

Laporan ini berisi tentang hasil desain rinci sistem informasi yang disajikan oleh analis sistem

III. Implementasi Sistem

Implementasi adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional. 
Dalam tahap implementasi sistem, analis sistem membuat dokumen tertulis yang disebut “Laporan Final Implementasi Sistem.” Laporan ini berisi dua bagian: rencana implementasi sistem dan hasil implementasi sistem.
Pendekatan konversi yang dapat digunakan analis sistem dalam mengkoversi sistem lama dengan sistem baru adalah: a). langsung, b). paralel, c). modular atau pilot project dan phase-in.
a), Persiapan implementasi sistem
b). Pendidikan dan pelatihan karyawan
c). Konversis sistem
Perubahan sistem lama ke sistem baru memerlukan pendekatan konversi tertentu. Terdapat empat pilihan utama pendekatan yang digunakan untuk mengubah sistem lama ke sistem baru, yaitu konversi: langsung, paralel, pendekatan modular dan phase-in.
- Konversi langsung
Adalah implementasi sistem abru secara langsung dan mengehentikan segera pemakaian sistem lama.
- Konversi paralel
Adalah implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem
lama selama jangka waktu tertentu.
- Konversi Modular
Sering disebut pendekatan pilot project, adalah implementasi sistem baru
ke dalam organisasi secara sebagian-sebagian
- Konversi Phase-In
Adalah mirip dengan konversi modular. Beda yang ada diantara keduanya adalah terletak pada konversi modular membagi organisasi untuk implementasi sistem baru, sedangkan pada konversi phase –in yang dibagi adalah sistemnya sendiri.

SIMBOL UNTUK PEMBUATAN ALIR DATA (DATA FLOW DIAGRAM)Simbol – simbol yang digunakan oleh analis sitem untuk membuat bagan alirdata (data flow diagram) dan bagan alir dokumen (document flowchart) untuk menggambarkan sistem informasi tertentu. Bagan alir yang baik dan jelas memerankan bagianpenting dalam perancangan sisteminformasi yang kompleks dan pengembangan program komputer.

SIMBOL UNTUK PEMBUATAN BAGAN ALIR DOKUMEN (DOCUMENT FLOWCHART)

Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen.
Penggunaan bagan alir lebih bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis dalam menggambarkan suatu sistem.
Manfaat tersebut adalah sbb:
- Gambaran sistem secara menyeluruh lebihmudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir
- Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir
- Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditentukan dengan bagan alir.
- Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir.